Nahrávání telefonních hovorů je užitečná a někdy i zákonem vyžadovaná záležitost. Jak si s tím poradit ve firemním prostředí?

Povinné nahrávání telefonních hovorů platí například pro exekutory, nebo pro poskytovatele investičních služeb. Obecně se ale hodí rozhodně všem, kteří se zákazníky na druhém konci telefonu chtějí ujednávat závaznější vztahy. Samozřejmostí je také to, že na záznam hovoru musí být obě strany upozorněny. Pokud tedy hovor nahrává, ať již volající, nebo volaný, musí na to druhou stranu upozornit. 

Jak vám pomohou chytré telefonní systémy

Oznámení o nahrávání hovorů je velmi jednoduchý úkol pro každou ústřednu. Taktéž nahrávání telefonních hovorů patří k běžným funkcím například pro virtuální ústředny, o které se nemusíte starat, protože běží v cloudu u poskytovatele telekomunikačních služeb. 

Pevné linky nebo mobilní telefony?

Nahrávat hovory a pracovat s nimi automatizovaně je snazší u pevných linek. Respektive čísel pevných linek, protože již dávno neplatí, že by byla spjata s pevným telefonem. Lze je využívat i na chytrém mobilu či počítači díky využití technologie volání přes internet. Pokud je však vyžadováno zachování mobilních čísel, i to lze realizovat pomocí virtuální ústředny. Jednak pomocí aplikace pro chytré telefony (vyžadující internetové připojení), ale dokonce i bez přístupu k internetu. A nahrávat lze jak odchozí hovory, tak ty příchozí. 

Nejen nahrávání hovorů, ale i jejich uchování a přehled

Záznamy telefonních hovorů je také vhodné/nutné uchovávat a orientovat se v těchto nahrávkách. Současně je nutné dodržovat zásady GDPR. Přinejmenším je velmi vhodné řešit zálohy/archivaci těchto dat. Nahrávky bývají automaticky opatřeny informací o volajícím i volaném čísle a datu volání. V současné době lze ale také využít strojového přepisu nahrávky do textu a tím docílit mnohem lepší přehlednosti a dohledatelnosti hovorů. 

Poskytovatelé investičních služeb

Povinnost nahrávání hovorů ať již na pevné lince nebo mobilu pro poskytovatele investičních služeb řeší například odstavec 17 Zákona o podnikání na kapitálovém trhu a rozebírá jej Česká národní banka zde. 

Exekutoři

Od 1.7.2022 mají soudní exekutoři povinnost pořizovat záznamy všech telefonních hovorů, které se týkají jimi vedených exekucí, a tyto záznamy uchovávat po stanovenou dobu. Tuto zákonnou povinnost mají exekutoři i v případech, kdy s nahráváním hovoru volající/volané osoby nesouhlasí.

Potřebujete nebo chcete nahrávat telefonní hovory? 

Potřebujete nebo chcete nahrávat telefonní hovory? Pak můžete využít služeb specialisty na chytré firemní telefonní služby: FAYN Telecommunications s.r.o.