Jakou ústřednu vybrat

Ústředna vás může stát velmi málo a může velmi hodně ušetřit. Komu bychom ji doporučili a jakou její variantu? Na to vám odpoví tento stručný průvodce. 

Kdy ústřednu nepotřebuji aneb pobočková ústředna zadarmo

ROVNOU PŘEJÍT NA INTERAKTIVNÍHO PRŮVODCE VÝBĚREM ÚSTŘEDNY

Začneme netradičně z druhého konce. Pokročilou ústřednu zadarmo získat nelze. Vynakládat na ni prostředky se nemusí vždy vyplatit. Ale pokud se spokojíme s funkcemi základními, nemusí nás stát ústředna vůbec nic. 

Pokročilou ústřednu není nutné řešit, pokud nepotřebujete například přepojovat hovory na jiné kolegy ve firmě. Nepotřebujete hovory nahrávat, nepotřebujete hlasový rozcestník, nepotřebujete hlasové fronty nebo se například obejdete bez řízení provozu. Taktéž bez ústředny budete muset oželet užitečné statistiky, které oceňují zejména call centra. 

Přesto, když využijete erární ústřednu dodavatele telekomunikačních služeb, jako je například FAYN, budete se moci těšit z mnoha užitečných funkcí, které jsou bez poplatků.

Pod jedním přihlašovacím účtem můžete mít více tarifů i více čísel. Budete mít přehled o příchozích i odchozích voláních, včetně možností filtrování dat. Jednotlivé linky lze nastavovat, od funkcí CLIP a CLIR až po hlasové schránky a možnosti přesměrování. Nastavovat lze také rychlé volby, což dokáže částečně nahradit klapky známé z pokročilých ústředen. K dispozici je také funkce fax2mail, kdy lze přijímat faxy, které následně dorazí formou e-mailu. 

Tato služba je bez starostí, bezpečná, neklade na vás nároky na správu ani na energie. Prostě ji používáte na svých koncových zařízeních a platíte pouze za zvolený tarif, který může být i zcela bez paušálu. A u FAYN Telecommunications je to samozřejmě bez závazku a nejlepšími cenami volání na trhu. 

Kdy se ústředna vyplatí

Nejčastěji se ústředna vyplatí, když máme více telefonních linek, respektive více uživatelů telefonních služeb. Mezi nimi je záhodno volat zdarma (ať jsou kdekoli na světě) a rychle. V dnešní době navíc nejde jen o přenos hlasu, ale také například chat (instant messaging) nebo videokonference. Centrální správa kontaktů může být také propojena s ústřednou, další systémy jakbysmet. Ústředna tak dnes představuje komplexní bezpečnou platformou pro firemní komunikaci. Jakmile začneme pronikat do toho, co nám profesionální pobočková ústředna může nabídnout, zjistíme, že s ní dokážeme pozdvihnout firemní komunikace na velmi vysokou úroveň a efektivitu. 

Požadavky na pokročilou ústřednu většinou vychází z těchto oblastí: 

  • potřebujeme přepojovat hovory (od sekretářky k řediteli, od obchodníka ke skladníkovi atp.)
  • chceme uvítat zákazníky hlasovým rozcestníkem a vést je efektivně k cíli hovoru
  • chceme hovory nahrávat
  • chceme inteligentně směrovat hovory (v pracovní době, mimo pracovní dobu, v době porady na sekretářku, v době dovolené na kolegu...)
  • chceme volat kolegovi vytočením klapky 123 namísto celým číslem, anebo dokonce volíme jméno z adresáře (ať už na telefonu, nebo klidně kliknutím v počítači)
  • chceme dokonalý přehled o práci telefonických operátorů a o provozu
  • chceme propojit telekomunikační platformu s jinými systémy, například s helpdeskem nebo CRM

A to jsme zmínili jenom ty prvotní, nejčastější, motivy. Funkcí ústředen je mnohem více. Jestliže ale již víme, že toto chceme, známe dvě rozdílné cesty k řešení našeho požadavku. Virtuální nebo fyzickou ústřednu. Tyto dvě cesty se neliší toliko ve funkcích samotných, ale v přístupu, kterým se k nim lze dostat. 

Virtuální ústředna

Tato ústředna běží na hardwaru v datacentru. Zcela za ni odpovídá dodavatel služeb, vy jako zákazník ji bez starostí využíváte. Dodavatel za vás řeší výkon, zálohování i redundanci, tedy i přepnutí na záložní ústřednu v případě výpadku. Dodavatel také odpovídá za aktualizace a bezpečnost sysému. 

Takovou ústřednu, kterou si v podstatě pronajímáte, pak buďto nastavujete dle svých představ sami ve webovém prohlížeči, nebo se s dodavatelem dohodnete na tom, že bude některé věcí řešit za vás a vy se jen budete "kochat statistikami". 

Virtuální ústřednu například pro 5 uživatelů pořídíte již od 200 korun měsíčně. Cesta řešení virtuální ústřednou je vhodná pro malé i středně velké firmy, od několika málo linek po střední desítky uživatelů. Od určitého počtu uživatelů však náklady na virtuální ústřednu rostou a mohou se zdát méně výhodné, než u vlastní nebo pronajaté fyzické ústředny. Nicméně vyšší cena mnohouživatelských virtuálních ústředen je stále podpořena bezstarostností a bezpečností tohoto řešení. 

Fyzická ústředna

Takováto ústředna běží na vyhrazeném hardwaru uzpůsobenému tomuto účelu. Jde o komplex jak řídícího softwaru, tak hardwaru, vše sladěno a optimalizováno. Takovouto ústřednu je třeba zakoupit, přičemž její cena začíná někde na 7 tisících korunách. 

Narozdíl od virtuální ústředny zde musíte tuto připojit k elektřině a do sítě, nakonfigurovat, spravovat, udržovat, zálohovat. Jedna ústředna není redundantní. Náklady tedy rostou. 

S fyzickou ústřednou však získáváte víceméně nevázanost na počet uživatelů a máte ji zcela pod svou kontrolou. Telefonovat v rámci lokality pak můžete i při výpadku připojení k internetu. 

Fyzická ústředna může být vhodná pro technologicky zkušenější firmy a pro větší firmy. Taktéž pro ty, kteří případně oželí redundanci nebo vyšší bezpečnost, případně si za ni připlatí. Taková ústředna pak bez dalších větších nákladů může snadno s firmou růst. 

PŘEJÍT NA INTERAKTIVNÍHO PRŮVODCE VÝBĚREM ÚSTŘEDNY